Einige Punkte um einen Brief für die Versicherung zu verfassen.

• Betreff präzise formulieren: Stellen Sie sicher, dass der Betreff Ihrer Briefes klar und präzise ist. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff, der den Grund für deinen Brief sofort erkennen lässt. Zum Beispiel: "Schadensfall vom [Datum] - Aktenzeichen [falls vorhanden]".

• Kontaktinformationen angeben: Füge Sie am Anfang des Briefes Ihre eigenen Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail) hinzu. Dies erleichtert es der Versicherung, Sie zu kontaktieren.

• Versicherungsdaten bereithalten: Erwähnen Sie in im Brief alle relevanten Informationen zu Ihrer Versicherung, wie Policennummer, Vertragsdetails und andere relevante Angaben. Dies hilft der Versicherung, Ihre Anfrage schneller zu bearbeiten.

• Chronologische Darstellung des Vorfalls: Beschreibe Sie den Vorfall oder den Grund für Ihren Brief so detailliert wie möglich. Verwenden Sie eine chronologische Reihenfolge, um die Ereignisse klar und verständlich darzustellen.

• Belege und Dokumente beifügen: Falls Sie relevante Dokumente oder Belege haben (z.B. Fotos, Arztrechnungen, Polizeiberichte), füge sie diese Kopien dem Brief bei. Dies unterstützt die Forderung und macht den Fall für die Versicherung transparent.

• Höflicher und sachlicher Ton: Verfasse Sie den Brief in einem höflichen und sachlichen Ton. Vermeiden Sie beleidigende oder aggressive Formulierungen, da dies die Zusammenarbeit erschweren könnte.

• Forderung klar formulieren: Wenn Sie eine bestimmte Forderung haben, sollten Sie diese klar und präzise formulieren. Benutzen Sie klare Zahlen und Fakten, um Ihre Forderung zu untermauern bzw. Nachzuweisen.

• Fristen und Termine beachten: Falls es Fristen gibt, die Sie einhalten müssen, weisen Sie darauf hin und bitten Sie um eine zeitnahe Bearbeitung des Anliegens.

• Kontaktinformationen des Ansprechpartners erfragen: Falls Sie den Namen und die Kontaktdaten eines Ansprechpartners bei der Versicherung kennen, füge Sie diese Informationen hinzu. Dies erleichtert die Kommunikation und den Austausch von Informationen.

Brief gut strukturieren

In einem gut strukturierten Brief sollten inhaltlich die grundlegenden Fragen beantwortet werden, die oft als die "5 Ws" bezeichnet werden: Wer, Wie, Was, Wann, Wo.

1. Wer (Who):

   • Wer ist der Absender des Briefes? Geben Sie Ihren vollständigen Namen und alle relevanten Kontaktdaten an.

2. Wie (How):

   • Wie möchten Sie, dass die Angelegenheit behandelt wird? Klären Sie, ob es sich um eine Anfrage, Beschwerde, Mitteilung oder ein anderes Anliegen handelt. Verwenden Sie einen angemessenen Ton und eine klare Formulierung.

3. Was (What):

   • Was ist der Hauptgrund für den Brief? Beschreiben Sie den Sachverhalt oder das Anliegen so detailliert wie möglich. Stellen Sie sicher, dass der Leser den Kern Ihrer Botschaft versteht.

4. Wann (When):

   • Wann ist das Ereignis passiert oder wann bezieht sich Ihr Anliegen auf? Geben Sie genaue Zeitangaben, Daten oder relevante Fristen an.

5. Wo (Where):

   • Wo hat sich das Ereignis zugetragen oder wo bezieht sich Ihr Anliegen auf? Wenn der Ort wichtig ist, sollte dies klar und präzise angegeben werden.

Beispiel der 5 Ws bei einem Schadensfall:

• Wer: Der Versicherungsnehmer (Ihr Name).
• Wie: Wie möchten Sie eine Schadensregulierung von der Kfz-Versicherung. (Schadensfall reparieren lassen oder einen Kostenvoranschlag ohne die MwSt auszahl lassen)
• Was: Beschreiben Sie den Unfall und die entstandenen Schäden detailliert.
• Wann: Der Unfall ereignete sich am [Datum].
• Wo: Der Unfallort war [Ort].

Indem Sie diese Punkte in einem Brief berücksichtigen, sorgen Sie dafür, dass Ihre Kommunikation klar, präzise und umfassend ist.

Ein Mustertext für einen Brief an die Versicherung